A que hora quedamos

Diferentes zonas horarias

Puede descargar un archivo PDF de la cuadrícula del patrón de reuniones de la sección académica (campus de Tallahassee, FL) o un archivo PDF de las Directrices para la programación académica completas: Patrones de Reunión Estándar.

Un horario de clases académico eficaz es un horario de clases académico eficiente. La eficiencia comienza con la estandarización de los días y las horas en que las clases académicas están programadas para reunirse. Al implementar y adoptar patrones de días y horarios de reunión estándar en la programación de las secciones de clases académicas, las unidades académicas no sólo pueden optimizar la utilización general del espacio académico en la Universidad, sino que también pueden mejorar directamente el éxito general de los estudiantes en la Universidad:

*A partir de la primavera de 2021, se introdujo un mínimo de 30 minutos entre las sesiones de clase con el fin de promover la seguridad y prepararse para la eventual expansión del campus. El nuevo modelo de reunión estándar resultante fue aprobado posteriormente por el Senado de la Facultad para aplicarlo tanto a los semestres de primavera como de otoño a partir de la primavera de 2021.

Fechas posteriores de When2meet

Desea organizar una única reunión en un día/hora determinados. Las reuniones únicas tienen una fecha y hora establecidas, así como un ID de reunión único e información de audio. El ID de la reunión caducará 30 días después de la fecha de inicio establecida.

Es conveniente utilizar el mismo ID de reunión y el mismo enlace una y otra vez. Las salas de reuniones están disponibles para que las utilices en cualquier momento y tantas veces como quieras. El ID y el enlace únicos de la reunión nunca caducan ni cambian, por lo que puede iniciarlos en cualquier momento que lo necesite. Los números de teléfono de acceso pueden cambiar, pero esto ocurre muy raramente.

Las salas de reuniones no tienen una fecha u hora asociada porque no están pensadas para ser utilizadas en una fecha u hora específica. Como son recurrentes, pueden utilizarse varias veces y se pueden personalizar. Por ejemplo, si tienes una reunión de equipo semanal, puedes usar Microsoft Outlook u otra herramienta de programación para establecer las fechas y horas y luego incluir la URL de entrada para tu reunión recurrente. Cada vez que su reunión esté lista para comenzar, sólo tiene que lanzar esa misma sesión.

Planificador de reuniones

Ha sido una semana interesante. He estado trabajando con un equipo internacional en un gran proyecto y hemos tenido un montón de reuniones internacionales. El reto ha sido coordinar los horarios y las zonas horarias. En este artículo superrápido, voy a indicarte un excelente recurso en línea para coordinar equipos de distintos continentes: timeanddate.com. Este sitio tiene un montón de herramientas estupendas para hacer cálculos de zonas horarias, pero la que nos salvó esta semana fue su planificador de reuniones. Funciona de la siguiente manera: se elige la fecha de la reunión y un conjunto de ciudades, como, por ejemplo, Brisbane (en Australia), Portland (aquí, en la costa oeste de Estados Unidos) y Londres (en el Reino Unido). Puedes elegir más de tres, pero yo utilizo tres porque caben en la captura de pantalla. A continuación, pulse Mostrar horario. En el caso del ejemplo siguiente, la mejor hora para los tres equipos sería la 1 de la tarde, hora de Portland, las 7 de la mañana, hora de Brisbane, y las 9 de la noche en el Reino Unido. Es gratuito y fácil de usar. Incorpora el horario de verano (DST), que hemos redescubierto este fin de semana. En las próximas semanas seguiré consultando este sitio para el resto de mis reuniones. ¿Has tenido muchas reuniones internacionales? ¿Utilizas Zoom o Skype? ¿Has tenido algún problema de programación o desafío? Cuéntanoslo todo en los comentarios de abajo.

Planificador mundial de reuniones

Consideraciones generales: Utilice las reuniones para los debates o la resolución de problemas dirigidos que requieran un grupo. Solicite específicamente temas, preguntas y comentarios a las ECR durante las reuniones. Ajuste la duración de la reunión en función de la tarea. Evite programar reuniones de una hora completa: las reuniones de 45 o 50 minutos permiten a los asistentes tomar un café, moverse y descomprimirse mentalmente. Decida qué persona puede actuar como moderador/cuidador del tiempo. Limite la asistencia a la reunión a las personas necesarias para el debate. Considere la posibilidad de programar las reuniones del proyecto cuando se alcancen los hitos, en lugar de a intervalos de tiempo fijos. Y, lo que es más importante, discuta las preferencias de las reuniones entre todos y esté abierto a probar diferentes opciones.

Opción 1: Actualizaciones por escrito: Las actualizaciones rutinarias, en las que no es necesario resolver problemas ni debatir, pueden compartirse sin necesidad de reuniones. Pida a todos que publiquen una breve actualización de los progresos por escrito en un documento compartido o en un canal de chat de grupo el día antes de la reunión. Deje un poco de tiempo en el orden del día de la reunión para el debate y sus comentarios sobre las actualizaciones.