▷ Plan prepara cuando se cobra | Actualizado julio 2024

Procedimientos de control de efectivo

Rosemary Carlson es una experta en finanzas que escribe para The Balance Small Business. Ha asesorado a muchas pequeñas empresas en todas las áreas de las finanzas. Fue profesora universitaria de finanzas y ha escrito mucho sobre este tema.

El estado de flujos de efectivo es uno de los tres estados financieros que una empresa debe preparar al final de cada período contable. Los otros dos estados financieros son la cuenta de resultados y el balance. Estos estados financieros se utilizan como documentos internos para dirigir las operaciones de la empresa. También se utilizan como documentos de información para los inversores de la empresa, los acreedores, los miembros del consejo de administración y los organismos gubernamentales.

El método indirecto para preparar un estado de flujos de efectivo es una técnica que comienza con el beneficio neto de la cuenta de resultados, que luego se ajusta para las partidas no monetarias, como la depreciación. El método indirecto se basa en la contabilidad de devengo y suele ser la mejor técnica, ya que la mayoría de las empresas utilizan la contabilidad de devengo en su contabilidad.

Ejemplo de planificación de tesorería

Un presupuesto de tesorería es una estimación de todos los ingresos de caja y todos los gastos de caja que se espera que se produzcan durante un determinado período de tiempo. Las estimaciones pueden hacerse mensual, bimensual o trimestralmente, y pueden incluir los ingresos y gastos no agrícolas, así como las partidas de la explotación. Sin embargo, el presupuesto de flujo de caja sólo tiene en cuenta el movimiento de dinero, no los ingresos netos ni la rentabilidad.

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Recuerde situar estos gastos en el periodo de pago, no en el de uso. Algunos gastos se repartirán a lo largo del año, pero tendrán picos estacionales definidos. El combustible, la reparación de la maquinaria y los equipos, y los servicios públicos son ejemplos. Otros gastos pueden espaciarse uniformemente a lo largo del año, como los gastos de funcionamiento de los vehículos, la salud y los suministros del ganado y la compra de piensos.

Es posible que desee completar primero el resto del presupuesto de flujo de caja para ver si los principales gastos de capital serán factibles este año. Si una parte de la partida se va a financiar mediante un préstamo, incluya el importe previsto del préstamo en la sección “Financiación”.

Gestión de la tesorería

Una de las medidas más importantes que puede tomar su unidad para proteger el dinero en efectivo -y a usted, el encargado de manejarlo- es separar las tareas de manejo de efectivo entre diferentes personas. De este modo, ninguna persona tiene el control de todo el proceso de manejo de efectivo. Este principio se denomina separación de funciones o segregación de funciones.

A continuación, hablaremos de una aplicación especial del principio de separación de funciones, denominada doble custodia. Practique la doble custodia cuando transporte dinero en efectivo, cuente grandes cantidades de dinero en efectivo y otras acciones de riesgo crítico.

Observe a los agentes de policía que patrullan, a los guardias de Loomis que transportan dinero en efectivo o a un dependiente de supermercado que deposita dinero en efectivo en una caja fuerte. Cuando realizan tareas de alto riesgo, siempre trabajan en parejas. Una persona lleva el efectivo y hace el depósito, la otra vigila la seguridad y mantiene a la vista al otro compañero.

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Miles de dólares cambian de manos a diario en el campus, normalmente en forma de efectivo, cheques y tarjetas de crédito. Las transacciones en efectivo no son cosas, sino eventos que empiezan y terminan. A menos que se documenten, no hay forma de seguir el movimiento del dinero. Esto tiene grandes consecuencias.

Importancia de la planificación de la tesorería

Un presupuesto de tesorería es utilizado internamente por la dirección para estimar las entradas (ingresos) y salidas (desembolsos) de efectivo durante un periodo y el saldo de caja al final del mismo. En otras palabras, un presupuesto de tesorería es un plan para que una organización obtenga y utilice recursos durante un periodo de tiempo concreto. Esto significa que una organización debe tener una idea de dónde viene su dinero y cómo debe gastarse.

El presupuesto de caja permite a una organización establecer un objetivo y avanzar hacia él. Esto es importante porque cada organización tiene una cantidad finita de recursos y estos recursos deben utilizarse de forma eficaz. La dirección utiliza el presupuesto de caja para gestionar los flujos de efectivo de una organización. Por ejemplo, hay que pagar a los empleados cada dos semanas. El presupuesto de tesorería permite a la dirección prever si tendrá o no suficiente efectivo para pagar a sus empleados. Si hay déficits de efectivo, el presupuesto puede ajustarse para corregir los problemas antes de que se produzcan los pagos.

Del mismo modo, el presupuesto de tesorería permite a la dirección predecir si dispondrá de grandes cantidades de efectivo libre. Tener mucho efectivo es estupendo; sin embargo, un excedente de efectivo suele utilizarse mejor para ampliar y desarrollar áreas de una organización. Tanto si se trata de un déficit como de un superávit, el presupuesto de tesorería se utiliza para asignar el efectivo de la manera más eficaz posible en toda la organización.