▷ Problemas de productividad resueltos

Soluciones para la baja productividad

¿Alguna vez ha terminado su jornada laboral con la sensación de no haber podido cumplir con todo lo que tenía en su lista? Empiezas con un plan, una lista, un objetivo… pero al final del día, te encuentras con que tu lista de tareas es aún más larga.

Como coach profesional, he ayudado tanto a jóvenes ejecutivos que trabajan entre 12 y 15 horas diarias, como a emprendedores millennials con todo el día a su disposición. A pesar de las diferencias en sus días, ambas partes luchan con la forma de estructurar eficazmente su tiempo. Independientemente de quién seas, tienes que estar al tanto de cómo gestionas esas 24 horas cada día.

Puede ser tentador querer ocuparse de unas cuantas tareas a la vez, especialmente si parecen pequeñas o fáciles. Pero simplemente no funciona. Según el profesor de neurociencia Earl K. Miller, “la multitarea no es humanamente posible”. Nos engañamos cuando decimos que podemos compaginar fácilmente las llamadas telefónicas, las presentaciones y la comida. Céntrate en una tarea a la vez y acabarás completándola más rápido.

Podemos pensar que trabajar más horas significa que estamos haciendo más cosas, pero nunca trabajamos tan bien cuando estamos agotados. Los estudios demuestran que hacer descansos con regularidad favorece la concentración y mejora el estado de ánimo. Da un paseo de cinco minutos por la oficina o dedica 15 minutos a tomar ese café de media tarde.

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Qué causa la baja productividad

Se trata de un problema frustrante pero no infrecuente en el lugar de trabajo: un empleado se acerca a una tarea, pero no está seguro de cómo completarla. Tal vez sea una persona recién contratada a la que no se le ha enseñado cómo hacerlo, o hace tiempo que no realiza la tarea.El problema es mayor de lo que se piensa. Los trabajadores dedican casi el 20% de su semana laboral a buscar ayuda para realizar tareas específicas, según un informe del McKinsey Global Institute. Tango, una empresa emergente con sede en Los Ángeles, pretende ofrecer una solución facilitando la creación de guías prácticas como recurso para los empleados. La empresa, que se autodenomina “plataforma de inteligencia de flujos de trabajo”, recaudó esta semana una ronda de capital inicial de 5,7 millones de dólares. Anteriormente, sus fundadores la habían financiado con fondos propios. Wing Venture Capital ha liderado la ronda, en la que también han participado General Catalyst, GSV Ventures, Outsiders Fund, Red Sea Ventures y una serie de inversores ángeles.

Causas de la baja productividad en el trabajo

Las grandes empresas se enfrentan a muchos retos únicos. Desde la gestión de las personas hasta la comunicación y la colaboración, las empresas con múltiples niveles, ubicaciones, divisiones y departamentos a menudo luchan con una serie de obstáculos que pueden conducir a problemas de productividad. Sin embargo, con las herramientas y estrategias adecuadas, la productividad empresarial puede mejorarse y optimizarse rápidamente.

Antes de entrar en los desafíos específicos de la productividad y sus soluciones, es importante entender por qué la productividad de la oficina es tan importante, especialmente para las empresas. Obviamente, la productividad está directamente vinculada a la rentabilidad, que suele ser el objetivo número uno de cualquier empresa.

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Aunque pueda parecer una tarea imposible, aumentar la productividad en el lugar de trabajo es absolutamente alcanzable, incluso para las operaciones empresariales. Una de las formas más sencillas de empezar a aumentar la productividad es implantar una solución de software que le ayude simultáneamente a crear procesos más eficientes, a hacer un seguimiento de los proyectos, a supervisar la asignación de recursos y a comunicarse más eficazmente en toda la organización.

Problemas de productividad en la gestión de operaciones

Robert Pozen sabe algo sobre cómo prosperar en la cima: es el antiguo presidente de MFS Investment Management, profesor titular de la Harvard Business School y autor del libro Extreme Productivity. Hace poco le pregunté cómo han cambiado las exigencias a los ejecutivos -y a los directores generales en particular- a lo largo de los años, y cómo los líderes de hoy pueden sortear mejor sus ajetreados días. A continuación, una versión editada de nuestra conversación.

Para los ejecutivos que no forman parte de la C-suite, creo que los dos problemas más acuciantes son las reuniones y el correo electrónico. Consumen una cantidad ridícula de tiempo de la gente, y gran parte de él no está bien empleado. Pero ambos son problemas solucionables.

En cuanto al correo electrónico, mis sugerencias son bastante sencillas. En primer lugar, no lo mires cada minuto; míralo cada una o dos horas. En segundo lugar, intenta disciplinarte para leer sólo el asunto y así descartar entre el 50% y el 80% de tus correos electrónicos de inmediato. Todos recibimos mucho spam. En tercer lugar, practica lo que yo llamo “OHIO” – Only Handle It Once, decidiendo inmediatamente qué hacer con cada correo electrónico. Concéntrese en los correos electrónicos que son importantes y contéstelos de inmediato. Y no los pongas en una especie de sistema de almacenamiento, porque para cuando estés listo para abordarlos finalmente, pasarás otra media hora tratando de encontrarlos.