▷ Como contabilizar una factura | Actualizado octubre 2024

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La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre la forma en que deben procesar las facturas entrantes. Es habitual tener un enfoque para las facturas basadas en pedidos y otro para las que no lo son. Algunas empresas también tienen requisitos únicos basados en el tipo o el importe de la transacción.

Una vez que llega una factura, el empleado de cuentas por pagar debe asegurarse de que el documento es realmente una factura. A continuación, el empleado clasifica y ordena la factura en varias categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser exclusiva de una organización concreta.

Una vez clasificada la factura, se envía al procesador de AP responsable de la factura en cuestión. Normalmente se trata de la persona que ha realizado el pedido. Si se ha creado una orden de compra durante la adquisición, la factura debe cotejarse con la orden de compra para confirmar que el importe que se está pagando es el que figura correctamente en la factura. (Esto ayuda a proteger contra el fraude y las transacciones no autorizadas).

cuáles son los pasos del procesamiento de facturas

Simplifique y automatice todo el proceso de cuentas por pagar eliminando el papel y la introducción manual de las facturas, su cotejo y su procesamiento. Siempre tendrá plena visibilidad de las facturas, los gastos y el flujo de caja para garantizar que pueda cerrar los libros a tiempo, en todo momento.

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Con más del 90% de todas las facturas de cuentas por pagar ahora automatizadas y esencialmente sin contacto, ahora tenemos el control de nuestra verdadera imagen financiera. Todo el mundo está encantado: el equipo de cuentas por pagar, la empresa y nuestros proveedores. El resultado es extraordinario.

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contabilización de facturas de proveedores en sap

Normalmente, una factura de proveedor (recepción de factura) sigue a una entrada de mercancías y es, por tanto, un documento posterior en el proceso de compra a pago. Sin embargo, a veces se recibe primero la factura del proveedor antes de recibir el material pedido.

Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando el envío de las mercancías supone un largo viaje en barco a través del mundo. En cualquier caso, siempre que tenga un pedido correspondiente en el sistema, tendrá una referencia única a través del flujo del proceso.

Una factura de proveedor se contabiliza de la siguiente manera: cargo en la cuenta de la RG/IR, abono en la cuenta del proveedor. Tras realizar este asiento contable, la cuenta EM/RF relativa a esta compra se equilibra a cero. Por lo tanto, la cuenta EM/RF es una cuenta de compensación. En el debe de la cuenta EM/RF se contabilizan todas las entradas de mercancías; en el haber se contabilizan las facturas. Lo ideal es que una factura (más concretamente, las líneas de la partida de la factura) coincida con una entrada de mercancías (más concretamente, las líneas de la partida de la entrada de mercancías), y que puedan compensarse entre sí.

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El sistema de gestión de bienes inmuebles tiene su propia versión del programa de contabilización. En este capítulo se describe el proceso de contabilización de facturas y comprobantes y cómo se crean las contrapartidas automáticas en el libro mayor.

Antes de la contabilización, todas las facturas de deudores y los vales de acreedores se colocan en el fichero de detalle de facturas de arrendatarios/arrendamientos (F1511). Cuando se envían los documentos para su contabilización, el sistema ejecuta una versión DREAM Writer del programa de generación de transacciones de libro mayor (P15199), que crea las transacciones de deudores, proveedores y libro mayor. En este momento, también marca los documentos como contabilizados en el archivo de detalle de facturación de inquilinos/arrendamientos. Después de crear las transacciones, el sistema comienza el proceso de contabilización.

Un lote debe tener un estado de Aprobado antes de poder contabilizarlo. Para obtener información sobre este paso, consulte el capítulo 17, “Revisión manual del diario de facturación” y el capítulo 18, “Impresión de la edición/registro de la facturación” de esta guía.

Cuando se selecciona Contabilizar facturas en el menú, aparece la pantalla Contabilizar facturas, que muestra una lista de opciones de procesamiento. Estas opciones controlan cómo el sistema procesa la información. Revíselas y realice los cambios necesarios.