▷ Como enviar una factura electronica

Software de facturación

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La facturación electrónica (también llamada facturación electrónica o einvoicing) es una forma de facturación electrónica. Los métodos de facturación electrónica son utilizados por los socios comerciales, como los clientes y sus proveedores, para presentar y supervisar los documentos transaccionales entre ellos y garantizar el cumplimiento de los términos de sus acuerdos comerciales. Estos documentos incluyen facturas, órdenes de compra, notas de débito, notas de crédito, condiciones de pago, instrucciones de pago y recibos de pago.

La facturación electrónica incluye una serie de tecnologías y opciones de entrada diferentes y se utiliza como un término general para describir cualquier método por el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago[1].

La principal responsabilidad del departamento de cuentas por pagar es garantizar que todas las facturas pendientes de sus proveedores sean aprobadas, procesadas y pagadas. El procesamiento de una factura incluye el registro de datos importantes de la factura y su introducción en los sistemas financieros o contables de la empresa. Una vez realizada la alimentación, las facturas deben pasar por el proceso comercial de la empresa para ser pagadas[2].

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Plantilla de factura electrónica

“Antes de utilizar Square Invoices, usábamos facturas en papel para todo. Con la tecnología de Square Invoices, somos capaces de ahorrar 40 horas a la semana en facturación que podemos dedicar a servir mejor a nuestros clientes.”

“Square es escalable. Se adaptan a ti donde quiera que estés, en cualquier nivel de negocio en el que te encuentres. Empezamos con ellos cuando éramos pequeños y seguimos con ellos a medida que crecemos. Y cuando seamos más grandes, seguiremos con Square”.

“Square está integrado en nuestro software de contabilidad, por lo que nos resulta mucho más fácil hacer un seguimiento de todo lo que ocurre con los pagos. A medida que crecemos, podemos contar con fondos disponibles para invertir en nuestro crecimiento.”

Factura cuadrada

“Es difícil hacer predicciones, especialmente sobre el futuro”. Esta perogrullada atribuida a Mark Twain se aplica también a la facturación electrónica, pero no se trata tanto de “si” sino de “cuándo” la facturación electrónica habrá sustituido a la de papel a gran escala. En cualquier caso, la dirección es clara, ya que la Comisión Europea ya ha hecho todo lo necesario para seguir fomentando este alejamiento de las facturas en papel, haciendo que la facturación electrónica sea progresivamente obligatoria. Mientras que en la Unión Europea en 2017 el 70% de todas las facturas se intercambiaban todavía en papel y el 22% en forma de archivos PDF que no pueden ser procesados electrónicamente, la marea ha ido cambiando. Los formatos de factura estructurados e híbridos tienen ahora una cuota superior al 50%. La predicción es que esta tendencia se mantendrá claramente y que el número de facturas en papel y en PDF se reducirá a un mínimo para 2021.Alemania no es en absoluto uno de los pioneros en lo que respecta a la facturación electrónica. En realidad, los países del sur y del este de la UE, como Italia, España, Croacia y Hungría, están superando a Alemania en la aplicación de la Directiva europea 2014/55/UE. No obstante, la facturación electrónica será ampliamente aceptada también en Alemania en 2020 y 2021, y las empresas hacen bien en dotarse de soluciones digitales adecuadas para la facturación electrónica en un futuro próximo.

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Carta a los clientes anunciando la facturación sin papel

Pero, ¿qué es exactamente una factura electrónica, cuáles son los retos de la facturación electrónica, qué componentes debe tener una solución de facturación electrónica y qué es Peppol? La siguiente guía sobre la facturación electrónica responde a estas preguntas y a otras más.

Los canales de transmisión/recepción disponibles son el correo electrónico, el DE-Mail, el correo electrónico, el fax de ordenador, el servidor de fax, la descarga web, Peppol o el servicio web. Las facturas recibidas en papel y convertidas a formatos electrónicos no entran en la definición de facturas electrónicas según la Ley del IVA.

No es muy eficiente imprimir, ensobrar, sellar y enviar una factura digital en papel, sólo para que el destinatario la capture manualmente y la digitalice de nuevo antes de que pueda ser finalmente contabilizada y pagada.

Este proceso es complejo y costoso, además de poco respetuoso con el medio ambiente (papel, transporte, etc.). Por ello, la legislación alemana ha equiparado la factura electrónica con la factura en papel (1 de julio de 2011). Desde entonces, las facturas electrónicas también pueden enviarse sin firma electrónica y, por ejemplo, simplemente por correo electrónico.