Como se paga el kilometraje

Pagar el kilometraje a los empleados

En los últimos años se ha popularizado el pago de dietas por kilometraje a los empleados que conducen por motivos de trabajo. Sin embargo, debido a la gran cantidad de normas del HMRC, el funcionamiento de este proceso puede resultar confuso tanto para los empresarios como para los empleados. Este artículo le guiará a través de las principales normas que debe conocer como empresario que paga la compensación por kilometraje, como empleado que recibe los pagos y como autónomo que reclama las deducciones.

Como empresario, no está obligado a pagar una dieta por kilometraje a sus empleados. Sin embargo, muchos optan por reembolsar a sus empleados el kilometraje profesional, ya que todo lo que se paga por debajo o al mismo nivel de las tarifas de kilometraje aprobadas por la HMRC no se comunica a la autoridad.

Sus empleados pueden solicitar la desgravación por kilometraje (MAR). La desgravación por kilometraje se basa en las tarifas de asesoramiento de la HMRC. Si usted reembolsa a sus empleados 40 peniques por kilómetro, podrán reclamar 5 peniques más por cada kilómetro recorrido ese año como desgravación fiscal.

Reclamar el kilometraje con el método de los costes reales del vehículo significa que tendrá deducciones por cada centavo que haya gastado en el kilometraje del negocio durante el año. Debe guardar todos los recibos de sus gastos de viaje de negocios. Los costes de los vehículos que puede reclamar incluyen:

Qué es el reembolso de kilometraje

Cada año, en EE.UU., el IRS establece una tasa estándar de reembolso de kilometraje para que los contratistas, empleados y empresarios puedan utilizarla a efectos fiscales. Esta tasa se aplica tanto a los coches como a los camiones y fluctúa año tras año.

Pagar a tu equipo por conducir puede volver loco a cualquiera. Pues bien, ponga freno a su confusión. En este resumen, le explicaremos todos los vericuetos del reembolso por kilometraje para que pueda decidir qué hacer por sus empleados cuando se desplazan por la ciudad.

La mayoría de las empresas y países utilizan una tarifa empresarial fija como su santo grial a la hora de elaborar sus políticas de reembolso de viajes. ¿Tiene que seguir exactamente estas tarifas? No del todo, pero lo explicaremos más adelante.

Normalmente, los formularios tienen muchas líneas para que los empleados puedan introducir varios viajes. Esto significa que el empleado no tiene que rellenar un formulario por cada viaje relacionado con la empresa. Además, el empleado recibe una cantidad global en lugar de pequeños pagos. Algunos empleados presentan el formulario una vez cada varios meses o una vez al año.

Usted puede decidir cuándo le entregan los empleados sus formularios. Cree una política de reembolso de kilometraje e inclúyala en su manual del empleado. En las normas de reembolso de kilometraje debe hablar de los plazos, los requisitos y las exenciones.

Calculadora de reembolso de kilometraje

Algunos empleados pueden tener derecho a una cantidad superior a las tasas de kilometraje del IRS en determinadas circunstancias, tal como se indica en los convenios colectivos. Por ejemplo, algunos convenios colectivos permiten a los empleados reclamar 0,07 dólares adicionales por milla cuando utilizan su vehículo personal para transportar a los clientes. Los 0,07 dólares adicionales por milla son imponibles para el empleado.

Las agencias deben utilizar una línea de gasto individual para el kilometraje estándar con el tipo de gasto “Kilometraje – Automóvil” y una segunda línea de gasto para el kilometraje suplementario con el tipo de gasto “Kilometraje – Transporte de clientes” o “Kilometraje – Transporte de mercancías”.

Reembolso de kilometraje 2020

El reembolso de kilometraje es una oportunidad mutuamente beneficiosa para recibir reducciones de impuestos tanto para el empleado como para el empleador. Lamentablemente, proporcionar el reembolso no es tan fácil como entregar el dinero o hacer un simple trámite en un formulario de impuestos. El IRS exige que las cantidades pagadas sean justificadas por el empleado de acuerdo con los requisitos del Código de Impuestos Internos.

Antes de empezar a reembolsar a sus empleados los gastos de la empresa, debe determinar primero si tiene un plan contable establecido para el acuerdo de reembolso. Un plan contable es un acuerdo de reembolso o asignación de gastos.

Si un empleador no tiene un plan contable establecido, entonces la Publicación 15 del IRS establece: “Los pagos a su empleado por viajes y otros gastos necesarios de su negocio bajo un plan no contable son salarios y se tratan como salarios suplementarios y están sujetos a la retención y pago de impuestos sobre la renta, la seguridad social, Medicare y FUTA.”

Una vez que establezca un plan contable, es importante asegurarse de que los gastos de la empresa para el reembolso del kilometraje son válidos. Si un empleador quiere reembolsar a los empleados los gastos de kilometraje que han acumulado en los desplazamientos por trabajo, tiene que ser un gasto que la empresa pueda deducir en la declaración de la renta.