▷ Contabilizar facturas pendientes de recibir

lista de comprobación para la tramitación de facturas de proveedores

Una factura, una factura y un recibo son documentos de los que probablemente haya oído hablar, pero es posible que no conozca las sutiles diferencias que hacen que sean exactamente lo que son. Así que vamos a echar un vistazo a cada uno de ellos para que tengas claro a qué documentos debes referirte cuando lo necesites y aprendas la diferencia entre una factura, un recibo y una factura. Echa un vistazo a nuestra definición de factura antes de leer este artículo si necesitas aprender qué es una factura antes de leer esto.

Una factura es una lista detallada de los productos vendidos o los servicios prestados, junto con la cantidad de dinero que se debe por cada partida, y la cantidad total de dinero que se debe. Una factura se envía del facturador al cliente, con la esperanza de que se le pague en un plazo determinado.

Una factura es algo que usted, como cliente, debe pagar. Una factura se parece a una factura en el sentido de que contiene la lista detallada de los productos vendidos o los servicios prestados, junto con la cantidad de dinero que se debe por cada artículo y la cantidad total que se debe. Sin embargo, cuando se recibe una factura, se introduce como una cuenta que se debe. En otras palabras, se envía una factura y se recibe una factura.

factura recibida después de final de mes

La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre la forma en que deben procesar las facturas entrantes. Es habitual tener un enfoque para las facturas basadas en pedidos y otro para las que no lo son. Algunas empresas también tienen requisitos únicos basados en el tipo o el importe de la transacción.

Una vez que llega una factura, el empleado de cuentas por pagar debe asegurarse de que el documento es realmente una factura. A continuación, el empleado clasifica y ordena la factura en varias categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser exclusiva de una organización concreta.

Una vez clasificada la factura, se envía al procesador de AP responsable de la factura en cuestión. Normalmente se trata de la persona que ha realizado el pedido. Si se ha creado una orden de compra durante la adquisición, la factura debe cotejarse con la orden de compra para confirmar que el importe que se está pagando es el que figura correctamente en la factura. (Esto ayuda a proteger contra el fraude y las transacciones no autorizadas).

ejemplos de devengo a final de mes

ejemplos de devengo de fin de año

En una empresa orientada a la prestación de servicios, la factura se genera después de que se haya prestado el servicio. Sin embargo, las mejores prácticas serían que la empresa hiciera un seguimiento del cliente primero, para asegurarse de que está satisfecho. Pongamos un ejemplo.

Larry’s Lighting ha sido contratado no sólo para entregar un nuevo sistema de iluminación para el restaurante Richard’s, sino también para instalarlo. El técnico finaliza el pedido y se pone en contacto con Richard. Richard está encantado con el trabajo. El técnico vuelve a su oficina, consulta con su supervisor y éste informa al departamento de contabilidad de que su trabajo está terminado y que deben enviar una factura al restaurante de Richard. Esto es para que Larry’s Lighting pueda cobrar.

Pero digamos que el técnico no ha consultado a Richard para conocer su opinión. Richard no está satisfecho con el trabajo, y cuando recibe la factura se queja. Aquí se ha perdido algo de tiempo, ya que la dirección debe intervenir. Tal vez se ofrezca un descuento, pero eso significa que la factura debe modificarse y volver a emitirse. Esto retrasa un mes el pago a Larry’s Lighting.