▷ Contabilizar gastos de viaje | Actualizado julio 2024

Gastos de viaje de los empleados

Los miembros del personal, el profesorado y los estudiantes incurren habitualmente en gastos de viaje en nombre de la universidad. Los anticipos de viaje son fondos que se entregan ocasionalmente a quienes tienen derecho a recibirlos, con el fin de cubrir los gastos de viaje. Los viajes prepagados representan el dinero ya gastado (por ejemplo, vuelos, gastos de hotel, etc.) por adelantado del viaje previsto. A efectos contables, estos fondos se registran como activos en el balance de la universidad hasta que se agotan. Para más información sobre los anticipos, véase la política universitaria 3.21, Anticipos, caja menor y cuentas por cobrar.

Significado de las cuentas de viaje

Hola a todos, Creamos un plan de cuentas para registrar los gastos de un viaje. Ahora tenemos esta cuenta con un valor negativo y necesitamos poner este valor a cero y devolver el valor a la persona (empleado) que pagó estos gastos de viaje.Si transferimos este valor a una cuenta bancaria como un gasto y luego hacemos una transferencia para el empleado la cuenta bancaria tiene este valor negativo dos veces.No creemos que eliminar esta cuenta sea correcto porque necesitamos justificar el pago que queremos hacer al empleado por estos gastos.

Gracias por proporcionarnos detalles puntuales sobre su preocupación y una captura de pantalla arriba, @RitaSPL. Estos me ayudan a determinar la causa raíz de este problema. Además, estoy aquí para ayudarle a manejar con la compensación del valor negativo de su cuenta utilizada para los gastos de viaje.

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Es posible que la cuenta de divisas CLP no tenga saldo inicial cuando se creó. Puede provocar un importe negativo cuando registre los gastos de un viaje. Por eso el saldo de la cuenta en QuickBooks muestra -102.251.

Significado de los gastos de viaje

Los gastos de viaje son los costes asociados a los desplazamientos para llevar a cabo actividades relacionadas con la empresa. En general, la empresa puede deducir los gastos de viaje razonables cuando los empleados incurren en gastos al viajar fuera de casa específicamente con fines empresariales. Esos fines empresariales pueden incluir conferencias o reuniones.

Aunque muchos gastos de viaje pueden deducirse, quedan excluidos los que son de naturaleza irrazonable, lujosa o extravagante, o los que tienen fines personales. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones empresariales les obligan a estar fuera de su “domicilio fiscal” (la zona general en la que se encuentra su lugar principal de trabajo) durante un tiempo sustancialmente superior al de un día ordinario de trabajo, y necesitan dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras están fuera.

Unos registros bien organizados -como recibos, cheques cancelados y otros documentos que justifiquen una deducción- pueden ayudar a los particulares a recibir el reembolso de su empresa y a las empresas a preparar las declaraciones de impuestos y responder a las preguntas del IRS. Algunos ejemplos de gastos de viaje pueden ser:

Ejemplos de gastos de viaje

Desgraciadamente, no puede subirse al próximo avión a las Bahamas y anotar el viaje como un gigantesco gasto empresarial. Para poder amortizar los gastos de viaje, la Agencia Tributaria exige que el propósito principal del viaje sea por motivos empresariales.

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Su domicilio fiscal es el lugar donde se encuentra su negocio. Viajar por motivos de trabajo no es técnicamente un “viaje de negocios” hasta que se abandona el domicilio fiscal durante más tiempo que un día normal de trabajo, con la intención de hacer negocios en otro lugar.

“Ordinario y necesario” es un término utilizado por el IRS para designar los gastos que son “ordinarios” para una empresa, dado el sector al que pertenece, y “necesarios” para llevar a cabo las actividades empresariales.

Lo que se considera “ordinario y necesario” puede parecer a veces una zona gris, y usted puede tener la tentación de manipularlo. Nuestro consejo: peca de precavido. Si Hacienda decide investigar y descubre que has declarado un gasto que no era necesario para llevar a cabo tu negocio, podrías enfrentarte a graves sanciones.

No puedes presentarte en Universal Studios, repartir tarjetas de visita a todos los que te encuentres en la cola de la montaña rusa, llamarlo “networking” y deducir el coste del viaje de tus impuestos. Un viaje de negocios debe planificarse con antelación.