▷ Contabilizar gastos sin justificante | Actualizado octubre 2024

ejemplo de documentos justificativos

Si se enfrenta a la necesidad de probar los elementos declarados en su declaración de impuestos, puede que le resulte difícil o imposible encontrar pruebas para cada elemento que el IRS está cuestionando. Puede ser más inteligente contratar a un profesional para resolver los detalles y trabajar directamente con el IRS.

Por ejemplo, si dedujo gastos médicos y ya no tiene recibos o incluso la lista de proveedores médicos, recetas y otros gastos médicos, ¿qué debe hacer? Puede volver sobre sus pasos. Determine sus gastos médicos del año y consiga los recibos de médicos y farmacias. Los extractos bancarios y los cheques cancelados son un buen punto de partida, si todavía tiene acceso a estos documentos.

Si es un negocio que dedujo gastos y ya no tiene recibos, puede ser lógico que tenga gastos que el IRS debería permitir aunque no tenga un recibo. El IRS proporciona cierta flexibilidad y puede tomar su palabra de que usted tenía gastos permitidos. (Esto se conoce como la Regla Cohan, basada en un caso de la corte de impuestos que puede darle flexibilidad con sus registros al probar los gastos al IRS).

documentos justificativos del irs

Gestionar los gastos es una tarea ya de por sí desalentadora, que consume tiempo y energía. Lo que puede hacer este proceso aún más lento sería la pérdida de un documento justificativo que acompañe al informe de gastos. Esto también es frustrante para el empleado que pierde el documento justificativo que lo acompaña.

Es posible que no pueda obtener un reembolso y, por tanto, tenga que pagar ese gasto con su propio dinero. Por suerte, hay alternativas y otras formas de proceder en el desafortunado caso de que esto ocurra, las repasamos en este artículo.

En el caso de que no se encuentre ningún documento justificativo, el reembolso se puede hacer siguiendo las regulaciones según el país. Estas normativas son estimaciones de lo que costaría una comida en una determinada región, o lo que cuesta una estancia en un hotel en una determinada ciudad. Son cantidades fijas. Si el empleado ha pagado más de lo que este reembolso le ha ofrecido, tendrá que pagar la cantidad restante con su dinero personal, a no ser que aporte, ¡lo has adivinado! ¡Un documento justificativo!

Una solución sencilla que puede ser tolerada por los empresarios puede ser la presentación de un extracto de la tarjeta de crédito con el historial de compras que incluya la fecha, el importe, el tipo de gasto, dónde y quién es el comerciante. En el caso de compras pequeñas y claras, esto puede sustituir al documento justificativo.

justificantes de pago

Todo gasto realizado por un empleado en el marco de su actividad profesional debe ir acompañado de un justificante que garantice el reembolso. El justificante de gasto es un elemento clave en el proceso de gestión y reembolso de los gastos de la empresa. Sirve para justificar los gastos realizados, garantizar la conformidad de los gastos incurridos y estar en regla con la administración.

En general, una factura o un recibo es suficiente para ser calificado como prueba. Puede estar en formato papel o digital antes de ser aprobado internamente en la empresa. El justificante de gastos tiene que incluir varios componentes para que sea legítimo, como por ejemplo

Una factura es un documento contable que certifica la compra o venta de bienes y servicios. Este documento no justifica el pago del gasto. Por lo tanto, es importante especificar si se trata de una factura no pagada, parcialmente pagada o pagada en su totalidad.

A diferencia de la factura, el recibo incluye toda la información necesaria para el reembolso de un informe de gastos, ya que certifica que el empleado ha realizado realmente un gasto en nombre de la empresa. En cuanto al recibo de la tarjeta de crédito, en algunos casos puede ser aceptado en algunas empresas, pero este documento no suele contener toda la información del gasto. Siempre debe ir acompañado del recibo proporcionado por el proveedor del servicio.

documentos justificativos de los comprobantes de pago

Todo el mundo odia los informes de gastos y el trabajo administrativo que no añade valor al negocio. Lo ideal sería simplificar la administración y centrarse en lo que mejor sabemos hacer: hacer crecer nuestro negocio. Pero no organizar los gastos con los contables puede hacer que se pague un precio mayor del que se piensa.

La mayoría de las empresas con las que hablamos no entienden por qué los contables se empeñan en cobrar los recibos o facturas que faltan. Los empleados suelen posponer esta tarea todo lo que pueden o simplemente no la hacen. Suelen pensar que los contables sacarán algún truco para arreglar las cosas. Es importante entender el impacto en la empresa y el riesgo que corre si no organiza sus gastos correctamente.

Lo que debe saber es que esos gastos no suelen reconocerse a efectos fiscales. Cómo le afecta esto – bueno, usted simplemente paga más impuestos, el coste total para su empresa será igual a los gastos totales sin documentación multiplicados por su tipo impositivo efectivo. Supongamos que tiene una empresa en Alemania, donde el tipo del impuesto de sociedades es del 15%, y que no ha presentado un documento por un gasto de 100 euros. Al final del año, su empresa pagará 15 euros más de impuestos por este único documento que falta. Eh…