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Contabilizar obras de reforma
Renovación en el balance
En general, se considera que los terrenos tienen una vida ilimitada y, por tanto, son activos no amortizables. Los terrenos adquiridos por la institución deben registrarse por su coste original, que incluye una serie de gastos relacionados con su adquisición y su preparación para el uso previsto por la institución. Los siguientes son ejemplos de gastos que deben ser capitalizados como parte del coste del terreno:
Los terrenos adquiridos mediante confiscación deben capitalizarse por el importe total de todos los impuestos, gravámenes y otras reclamaciones cedidas, más todos los demás costes relacionados con la adquisición de la propiedad y el perfeccionamiento del título. La asunción de cargas, hipotecas o gravámenes sobre la propiedad aumenta el precio de compra y debe incluirse en el coste original. Debe reconocerse un pasivo por el importe de la prenda, hipoteca o gravamen asumido por la institución.
Los terrenos adquiridos por donación, o la intención de donarlos, por ejemplo, por un dólar, deben registrarse sobre la base de una tasación del valor de mercado en la fecha de adquisición. Sin embargo, el coste de la propia tasación se contabiliza en el momento en que se realiza.
¿es la renovación un activo o un gasto?
Directrices de capitalización: Las reparaciones que cuestan 75.000 dólares o menos no deben capitalizarse. Las reparaciones que superen los 75.000 dólares no deben capitalizarse a menos que pueda demostrarse que prolongan la vida útil del activo o que cambian significativamente la funcionalidad del activo en la que se mejora la cantidad o la calidad de la producción del activo.
Pautas de capitalización: Los gastos de esta categoría que cuesten 75.000 dólares o menos no deben ser capitalizados. Los gastos superiores a 75.000 dólares deben capitalizarse a menos que pueda demostrarse que no prolongan la vida útil del activo.
Gastos de renovación en la contabilidad
Todos los costes asociados a la construcción o adquisición de nuevos edificios y estructuras (incluidos los remolques de anclaje permanente o los edificios modulares) deben capitalizarse. Los proyectos de mejora de capital mayores y menores se incluyen como parte del Programa de Mejora de Capital de la universidad. La universidad define un “proyecto de capital” como cualquier actividad de construcción, renovación o adquisición de activos de capital que añada o elimine servicios de edificios o sitios, servicios públicos o componentes arquitectónicos. Hay dos categorías de proyectos de capital en la universidad: proyectos de capital menores (de 35.000 a 750.000 dólares) y proyectos de capital mayores (más de 750.000 dólares). Los gastos del año se registran a medida que se gastan y se contabilizan en el libro mayor de la planta (Campus y Escuela de Medicina, gráfico P, Centro Médico, gráfico M, y ANR, gráfico L).
El CAA revisa todos los gastos de los proyectos para que reciban el tratamiento contable adecuado (cumplen con la política de capitalización) y la clasificación (se asigna el tipo de activo adecuado y el número CAAN), así como revisa los créditos frente a los gastos por fuente de fondos y comunica a la Gestión de Diseño y Construcción (DCM) y a la Planificación del Espacio de Capital (CSP) cualquier sobregiro. Para más información sobre el proceso, consulte el diagrama de flujo de los proyectos de capital.
La renovación se capitaliza o se gasta
Para llevar una contabilidad adecuada de los proyectos de reparación y mejora del capital, es necesario analizar los proyectos y clasificarlos correctamente desde el principio. Este análisis determinará si el proyecto es una reparación ordinaria o una mejora que debe capitalizarse. Si el proyecto se considera una mejora de capital, debe determinarse la categoría del activo (es decir, equipos, edificios, infraestructuras, mejoras del terreno).
Una vez determinada la clasificación adecuada, se revisan o establecen los presupuestos en el sistema financiero Oracle/PeopleSoft y se asignan los códigos contables correctos. Los códigos contables se utilizan a medida que se producen los costes a lo largo de la vida del proyecto.
Parte de la designación de la fuente de financiación consiste en determinar qué tipo de número de fondo se necesitará para hacer un seguimiento adecuado de los costes; además, puede utilizarse más de un fondo para contabilizar adecuadamente el proyecto.
Los fondos para mejoras de capital son fondos designados que se utilizan para hacer un seguimiento de los ingresos y los costes de los nuevos edificios, las mejoras de los edificios, la compra de terrenos, las mejoras de los terrenos, las infraestructuras o las mejoras de las infraestructuras.
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