Contabilizar suplidos en facturas emitidas

Conciliación financiera de facturas

Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.

Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.

Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación y envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.

Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.

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La conciliación en contabilidad utiliza dos conjuntos de registros para garantizar que las cifras coinciden entre sí. Es la confirmación de que el dinero que sale de una cuenta coincide con la cantidad de dinero que se gasta y se asegura de que ambos están equilibrados al final del periodo de registro.

La conciliación de facturas es importante para mantener los registros contables al día y evitar el fraude. Al cotejar la información de los extractos bancarios con las facturas que salen o entran, se mantiene al tanto de quién le ha pagado y quién no, y de qué facturas tiene pendientes.

Introducir los datos que necesita para la conciliación no debería ser un trabajo duro ni requerir mucho tiempo. No todo el mundo que tiene un negocio tiene tiempo, interés o habilidades para gestionar las cifras en una hoja de cálculo. Para simplificar este proceso, la mejor solución es utilizar un programa de software de contabilidad en línea para cotejar los pagos del extracto bancario con las facturas pendientes.

El software puede aliviar gran parte de la tensión de la conciliación de facturas. También le ayudará a guiar su proceso administrativo. En primer lugar, organice las facturas de sus proveedores por meses, de modo que pueda ejecutar informes que muestren los pagos atrasados. Esto le ayudará a tener un proceso de conciliación sencillo y sin problemas. Es probable que los proveedores tengan sus propias formas de etiquetar y formatear sus facturas. Asegúrese de saber dónde puede encontrar información importante como los números de referencia, la fecha de vencimiento y otros datos clave.

Conciliación de posiciones

Conservar las facturas de compra, también conocidas simplemente como recibos, es una parte integral del proceso de contabilidad de cualquier empresa, autónomo u hogar. Los detalles de las mismas deben registrarse minuciosamente en orden cronológico para preparar las declaraciones de impuestos. Una factura de compra es un tipo de documento fuente, la prueba de una transacción. No subestime la importancia de los recibos, puede parecer tedioso e innecesario, pero conservar los documentos es indispensable. Un principio fundamental de la contabilidad fiable es que no debe haber ninguna transacción sin recibo. Esto puede minimizar sus ingresos imponibles, mejorar sus posibilidades de recibir un reembolso de impuestos y reducir la cantidad de tiempo que debe dedicar al papeleo cada año.

Un “recibo” es un término que engloba diferentes tipos de documentos fuente o referencias electrónicas que registran las transacciones, incluidas las facturas, las facturas de compra, los pagarés, los resguardos de las tarjetas de crédito y las listas de salarios. El propósito de almacenar las facturas de compra de esta manera es documentar los gastos y los beneficios y registrar cualquier cambio en sus materiales. Al documentar cada recibo, las actividades de una empresa se hacen certificables, transparentes y fácilmente comprensibles, por lo que es uno de los aspectos más importantes de la contabilidad empresarial.

Conciliación de inversiones

El método de contabilidad de las facturas es el método principal de la Ley de contabilidad sueca. En el método de contabilidad de facturas, se registran las facturas entrantes como cuentas por pagar y las facturas salientes como cuentas por cobrar en el libro diario cuando se reciben y se envían. Cuando éstas se pagan posteriormente, los pasivos (gastos) y los créditos (ingresos) se reducen en consecuencia.

Cuando se utiliza el método de la factura, el IVA se declara a la Agencia Tributaria sueca sobre la base del período en que se envió la factura al cliente o se recibió del proveedor o cuando se produce la compra o la venta al contado. Las empresas que no superan un volumen de negocios anual de 3 millones de coronas suecas pueden optar por registrar actualmente según el método de contabilidad de caja.

El método de contabilidad de caja está relacionado con el método de contabilidad de cierre. Con el método de caja, no se registran en el libro diario las facturas entrantes como acreedores comerciales ni las facturas salientes como deudores comerciales hasta que se pagan. Este método implica declarar el IVA en el mismo momento en que se realiza el pago. La excepción es el último período de IVA del año, justo antes de las cuentas de fin de año.

Patricia Gómez

Bienvenid@, soy Patricia Gómez y te invito a leer mi blog de interés.