Control de horas extras

Política de gestión de las horas extraordinarias

Muchos horarios, como los de las operaciones 24 horas al día, tienen incorporadas las horas extraordinarias para asegurarse de que hay cobertura, pero en cualquier organización existe la posibilidad de que los empleados acumulen horas extraordinarias no planificadas. Para los directivos que intentan llevar un barco ajustado, esto puede complicar un calendario y un presupuesto planificados con precisión.

A veces hay demasiado trabajo y no hay suficientes recursos o empleados para realizar esas tareas, lo que lleva a las empresas a hacer demasiadas horas extras. “Eso es un asunto que debe evaluar la dirección y el liderazgo y determinar si necesitan contratar talento adicional”, dijo Chuck Buiocchi, director senior de operaciones de BPS en Kelly Services.

Algunos empleados pueden querer más horas extras para ayudar a garantizar la estabilidad financiera, dijo Buiocchi. Los directivos quieren ser justos con los empleados en situaciones como ésta, y si hay más demanda de horas extra que oferta, querrán crear un método para asignar esas horas de forma justa.

La equiparación de las horas extraordinarias -el intento de equilibrarlas entre los empleados- puede depender de factores como la permanencia y la fiabilidad de los empleados. Pero la mayoría de las veces, las organizaciones tienen que tener en cuenta en primer lugar a las personas con los conjuntos de habilidades más relevantes, dijo Buiocchi.

Plan de acción para la reducción de las horas extraordinarias

Las horas extraordinarias no sólo son uno de los mayores gastos corrientes de la mayoría de las empresas, sino que la gestión correcta o incorrecta de las horas extraordinarias puede suponer la diferencia entre costosas demandas, baja moral y vulnerabilidad a los cambios en la normativa sobre horas extraordinarias.

Durante los últimos años de tiempos económicos tenues, muchos empleados han estado ansiosos por demostrar que son trabajadores duros que no se quejan de trabajar un poco de tiempo extra, sin incluir necesariamente una parte o la totalidad del mismo en sus hojas de horas.

Muchos empresarios han apoyado tácitamente, o incluso explícitamente, esta actitud. Ashley Dinsdale, una compradora de Macy’s que trabaja más de 50 horas a la semana, dice: “En la oficina de mi anterior empleador hubo despidos. Ahora, llego temprano y envío correos electrónicos para que sepan que estoy allí”.

1. Controla el tiempo de los empleados. El trabajador estadounidense medio, según la Oficina de Estadísticas Laborales, trabaja algo más de cuatro horas extra a la semana. Eso supone 208 horas al año. Calculando un salario medio de 21 dólares por hora y media, el total asciende a 6.552 dólares por empleado y año. Con una plantilla de 20 empleados, eso supone 131.040 dólares sólo en gastos de horas extras.

Cómo reducir las horas extraordinarias en la industria

Las horas extraordinarias son un gasto extra costoso y habitual que las empresas suelen pagar cada mes. Con las estrategias correctas de gestión de las horas extras, los empresarios pueden reducir los gastos y aumentar la productividad de su plantilla. Adoptar algunas o todas estas estrategias para gestionar las horas extras de sus empleados le ayudará a mantener su presupuesto y la moral de los empleados bajo control.

A veces, los empleados se encuentran trabajando horas extras semana tras semana simplemente porque tienen demasiadas tareas o responsabilidades en sus platos. Aunque tener una semana ocupada de vez en cuando es aceptable, si los empleados están trabajando constantemente horas extras para terminar su número habitual de funciones, puede ser el momento de reevaluar sus cargas de trabajo y aplicar la gestión de las horas extras.

Por ejemplo, puede que dos compañeros de trabajo tengan el mismo número de tareas en un día, pero uno de ellos parece que siempre se queda atrás. Si se profundiza un poco más, se puede descubrir que ese empleado tiene una o dos tareas que consumen más tiempo que su compañero de trabajo. En este caso, lo mejor sería reducir la carga de trabajo de este empleado para dar cabida a las tareas más importantes.

Ejemplo de justificación de horas extras

Las horas extraordinarias son la cantidad de tiempo que alguien trabaja más allá del horario normal de trabajo. Las horas extraordinarias, o el tiempo trabajado más allá de un número determinado de horas a la semana por empleados por hora no exentos, pueden causar estragos en el presupuesto de funcionamiento de una pequeña empresa. El pago de las horas trabajadas como extraordinarias se paga a una tasa más alta que las horas regulares. Aunque puede haber ocasiones en las que las horas extraordinarias sean necesarias y rentables, el pago de las mismas puede empezar a mermar su cuenta de resultados si no se gestiona correctamente. La planificación y programación anticipadas pueden ayudar a reducir la necesidad de que los empleados trabajen más allá de sus horas programadas. La gestión proactiva de las horas extras de sus empleados, evitando sorpresas y preparándose para el futuro, puede reducir sus gastos, proteger a su empresa de una crisis financiera y mejorar la moral de toda la empresa.

El software de control de asistencia de RRHH, AttendHRM, desempeña un papel fundamental a la hora de ayudar a la dirección a realizar un seguimiento de las horas extras de los empleados por horas. Saber exactamente cuántas horas contribuye cada uno es fundamental para tomar decisiones inteligentes y manejar posibles cambios en la regulación de las horas extras. AttendHRM cumple con esto al conectarse a máquinas biométricas y actualizar la asistencia de cada empleado en tiempo real, asegurando también así una precisión del 100% en comparación con la supervisión manual de las horas extras. El seguimiento biométrico del tiempo también evita el redondeo de la hoja de horas, que normalmente ocurre de forma inocente pero que suele caer en el favor del empleado. También hay facilidad en AttendHRM para especificar el período de gracia después de las horas de trabajo. Normalmente, los empleados tardan unos minutos más allá de las horas de trabajo estándar en fichar para salir de la fábrica. Puede que sea para quitarse los trajes de trabajo y otros enseres. Estos minutos extra pueden ser considerados falsamente como horas extras y se acumularían en una gran suma que se pagaría a los empleados como pago de horas extras a tasas más altas que su pago de horas regulares. Con AttendHRM, el usuario puede especificar fácilmente el período de gracia después del tiempo de trabajo. Las horas extras se considerarán sólo si un empleado pasa más tiempo del especificado como tiempo de gracia.