▷ Documento uso vehiculo empresa | Actualizado octubre 2024

Política global de coches de empresa

Andrea trabaja como vendedor en una empresa italiana. Parte de su trabajo consiste en promocionar los productos de la empresa en Hungría, Bulgaria y Rumanía. Por ello, conduce regularmente su coche de empresa italiano a estos países para trabajar. La policía rumana le para a menudo para comprobar que conduce legalmente un coche registrado en Italia en Rumanía.

En algunos países, puedes solicitar una exención de la norma de matriculación para conducir un coche de empresa en ese país durante más de 6 meses. Comprueba previamente con la autoridad nacional competente si esto es posible.

Marco trabaja para una empresa finlandesa. La empresa decide enviarle a Portugal para una misión de un año. Durante su estancia en Portugal tendrá que utilizar su coche de empresa finlandés. Para conducir el coche con matrícula finlandesa en Portugal durante más de 6 meses, tiene que solicitar a las autoridades portuguesas una autorización especial, conocida como “Guia de Circulação”.

Si es un trabajador transfronterizo, es decir, que trabaja en un país pero vive en un país limítrofe, y vuelve a su casa al menos una vez por semana, puede conducir su coche de empresa en el país donde vive sin tener que matricularlo allí si lo conduce:

Contrato de coche de empresa

Los coches y otros tipos de vehículos pueden ser caros, por lo que hay personas y organizaciones que prestan sus vehículos para que los utilicen otras personas durante un tiempo determinado. La mayoría de las veces, el conductor o el prestatario del vehículo lo utilizará para un fin relacionado con la propia organización, como por ejemplo, para reuniones de trabajo de una empresa o para una escuela.

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Un formulario de autorización de uso de vehículos es un documento que debe crear una organización que va a prestar sus vehículos de propiedad a sus miembros, empleados o a cualquier prestatario. El formulario recoge los datos del conductor o del usuario del vehículo, los detalles y descripciones del vehículo que se va a utilizar, y el permiso concedido por el comité de autorización de la organización. Además, este documento es importante para mantener un registro adecuado de quién es el usuario del vehículo de la organización o de la empresa durante días y eventos específicos que luego proporcionan una seguridad adicional a las propiedades de la empresa.

Independientemente del tipo de formulario de autorización de uso de vehículos que vayan a utilizar las organizaciones para sus prestatarios de vehículos, el formulario debe tener los siguientes contenidos o elementos para que sea un documento eficaz:

Código de conducta de los empleados

Todos los empleados que manejan un vehículo de la empresa se comprometen a manejar el vehículo de acuerdo con las siguientes directrices. El incumplimiento de estas directrices puede dar lugar a la revocación del privilegio de un empleado para operar vehículos de la empresa o la terminación en algunas circunstancias.

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Plantilla del manual del empleado

Un vehículo propiedad de la empresa utilizado para fines empresariales (siempre que esté documentado) no se considera un ingreso imponible. Sin embargo, cuando su empleado utiliza el vehículo para uso personal, se convierte en un ingreso imponible y debe declararse en su W-2.

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Método del valor de arrendamiento anual Para utilizar este método, multiplique el valor de arrendamiento anual del coche (a través de la tabla del valor de arrendamiento anual del IRS) por el porcentaje de millas personales conducidas. Esto le dará el valor justo de mercado (FMV) del uso personal del empleado de un vehículo proporcionado por la empresa.

Método del valor de los desplazamientos El valor se calcula multiplicando el número de desplazamientos por 1,50 $ (ida) o 3 $ (ida y vuelta). Sin embargo, hay varias condiciones que deben cumplirse para utilizar este método:

El uso personal de un automóvil de propiedad de la empresa se considera parte de los ingresos imponibles del empleado y la documentación adecuada es vital. Si no se puede determinar el uso empresarial frente al personal, el valor del vehículo sería 100% imponible para el empleado por ambos tipos de uso. Es importante hacer esto bien para que los impuestos de su empleado (y los suyos) sean correctos a la hora de planificar el fin de año.