Facturas pendientes de formalizar

Procesamiento de facturas

Las pequeñas empresas deben adoptar un proceso racionalizado de aprobación de facturas para mantener una buena relación con los proveedores y evitar que se les apliquen recargos por facturas vencidas. Su empresa necesita un proceso sencillo para aprobar una factura para su pago, que preferiblemente comience antes de recibir la factura de un proveedor. Solicitar la aprobación del pago en la fase de la orden de compra o prescindir por completo de la aprobación en el caso de las compras pequeñas puede reducir el cuello de botella de las aprobaciones y hacer que el departamento de cuentas por pagar funcione sin problemas en su empresa.

En primer lugar, revise todos los detalles de la factura para asegurarse de que son correctos. Revise los productos o servicios suministrados y asegúrese de que coinciden con lo acordado en la orden de compra o el contrato. Comprueba el importe que se te ha cobrado y asegúrate de que se ajusta a lo que has hablado con el proveedor.

Comprueba las fechas de todos los bienes y servicios que figuran en la factura y compáralas con tus facturas anteriores para asegurarte de que no se solapan. Si las fechas se solapan, ponte en contacto con la empresa para asegurarte de que no te están cobrando dos veces por la misma compra.

Experiencia en facturación

El procesamiento de facturas implica el ciclo completo de recepción de una factura de un proveedor, su aprobación, el establecimiento de una fecha de envío, el pago de la factura y su registro en el libro mayor. Se trata de un aspecto crítico de la gestión de una empresa.

Cuando las facturas de los proveedores no se pagan a tiempo, se puede interrumpir el flujo de entrada de servicios, suministros y materias primas y dañar las relaciones con los proveedores. Uno o dos impagos pueden perdonarse, pero la morosidad continuada perjudicará a su empresa.

Gracias a los avances tecnológicos, excusas como “el cheque está en el correo” ya no sirven cuando se trata de procesar las facturas. Sus proveedores saben que la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de sistema automatizado para recibir y registrar sus facturas y ponerlas en la cadena de pagos.

El seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores, el procesamiento de facturas es la serie de pasos que tienen lugar desde el momento en que se recibe una factura de un proveedor hasta que se paga y se registra en el libro mayor.

Tanto si se recibe una factura por correo, como si se trata de un PDF adjunto a un correo electrónico o de una factura electrónica, la información que contiene debe escanearse primero manual o automáticamente en el sistema de contabilidad. A partir de ahí, la factura pasa por un flujo de trabajo específico de aprobación y pago.

Proceso de facturación de clientes

Tanto si presenta un reembolso de gastos de representación (ENT), un reembolso de viaje (TR) o un comprobante de desembolso (DV), tendrá que enviar su documentación de apoyo para que sea escaneada. La siguiente guía le ayudará a determinar qué recibos, facturas o comprobantes de pago debe presentar para ser reembolsado a tiempo.

Los documentos justificativos deben presentarse con la DV. Seleccione una de las tres opciones en la pestaña de escaneo de imágenes del documento electrónico para adjuntar su documentación de apoyo. Consulte las instrucciones de la siguiente sección para obtener más detalles.

Los documentos justificativos deben presentarse con TR o ENT. Seleccione una de las tres opciones de la pestaña de Escaneo de Imágenes del documento electrónico para adjuntar su documentación de apoyo. Consulte las instrucciones de la siguiente sección para obtener más detalles.

Puede utilizar esta opción para cargar directamente las imágenes de sus documentos justificativos en FileNet. Esta es la forma más rápida y fiable de adjuntar documentos justificativos a su reembolso. A continuación le ofrecemos algunos consejos:

Si sus documentos justificativos fueron escaneados en un documento electrónico TEM o DV que fue posteriormente desaprobado, vincule ese documento electrónico desaprobado con el nuevo. Introduzca el número de documento del documento desaprobado en el campo de esta sección. Nota: No se pueden vincular los DV a los documentos electrónicos TEM y viceversa. Los documentos electrónicos vinculados deben ser del mismo módulo.

Pasos del procesamiento de facturas en sap

El procesamiento de facturas es una de las cosas más importantes que su departamento de cuentas por pagar hace en su día a día para mantener su empresa en funcionamiento. Entonces, ¿cuánto tiempo lleva? y, ¿cuánto tiempo debería llevar?

La verdad es que la mayoría de las empresas procesan las facturas manualmente, o casi manualmente. El procesamiento manual requiere mucha participación humana y múltiples puntos de contacto. Por ello, el ciclo de transacción y el proceso de pago de una factura pueden durar semanas cuando en realidad no deberían tardar más de uno o dos días en completarse. La media de las pequeñas y medianas empresas tarda unos 25 días en procesar manualmente una sola factura desde su recepción hasta su pago. Esto significa más retrasos en los pagos, altos costes de procesamiento, descuentos por prepago perdidos y muchos más problemas.

La mayoría de las empresas tienen un proceso similar para recibir, procesar y pagar las facturas. Independientemente de su configuración actual, el software de automatización de cuentas por pagar puede mejorar drásticamente el tiempo de procesamiento de las facturas, reducir los costes y los errores, y garantizar que se eviten los cargos por retraso y se obtengan más descuentos por prepago.