▷ Formas de pago a proveedores | Actualizado julio 2024

procedimiento de pago en una empresa

Utilice el formulario de BACS comercial si es una organización o empresa con un interés comercial en el servicio o los bienes que se suministran (o un propósito similar), por ejemplo, cuando los bienes o el servicio que se suministran dan lugar a un beneficio financiero para su organización o empresa. Tenga en cuenta que si usted es un organismo público o una organización benéfica (o un organismo similar), deberá acreditar su condición oficial en el formulario BACS de la misma manera que un vendedor comercial. Se requiere una prueba que incluya el sello de la empresa, el membrete de la carta o el comprobante de cortesía.

fórmula de pago a proveedores

Sin embargo, realizar los pagos a tiempo en distintos momentos del mes y con diferentes métodos de pago puede resultar complicado y costoso para sus cuentas por pagar. Por no mencionar que podría crear problemas en su flujo de caja.

Racionalizar los pagos a los proveedores -diseñando procedimientos y soluciones creativas y aprovechando los recursos para simplificar el proceso de pago- puede ahorrarle tiempo y reforzar la eficiencia de su empresa. También puede ayudarle a mantener unas buenas relaciones de colaboración con sus proveedores.

Las ventajas de automatizar los pagos a los proveedores son múltiples. En primer lugar, puede estar seguro de que sus proveedores reciben sus pagos a tiempo. A su vez, mantendrá unas relaciones positivas y evitará los cargos por retraso en los pagos.

Crear y procesar cheques puede ser un método de pago costoso, por no mencionar que es contraproducente a la hora de mantener la tesorería. Un estudio realizado por la empresa de software de gestión de recursos humanos PaySavvy1 revela que el coste total de la emisión de un solo cheque es de 17 dólares si se tienen en cuenta los costes secundarios, como las comisiones bancarias, la protección contra el fraude y los servicios de conciliación de cheques.

sistema de pago a proveedores

La mayoría de los proveedores de la Universidad son pagados a través de BACS (Bankers Automated Clearing System). Se trata de un sistema de pago electrónico por el que el dinero puede ingresarse directamente en la cuenta bancaria de un proveedor en un día determinado, sin necesidad de esperar a que los fondos se compensen o de visitar el banco para ingresar los cheques.

Además, BACS es mucho más seguro: a diferencia de los cheques, los pagos no pueden perderse, ser robados o sufrir retrasos en el correo. Este sistema ahorra dinero a la Universidad y aumenta la eficiencia tanto para nosotros como para nuestros proveedores.

Los Servicios de Adquisiciones y Cuentas por Pagar emiten formularios BACS a los proveedores solicitando detalles de su código de clasificación, número de cuenta, teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico para las remesas. Todos los pagos posteriores van directamente a la cuenta bancaria del proveedor. Se envía una remesa por correo electrónico con la lista de todas las facturas a las que se refiere el pago. En cada factura pagada se facilitan los números de teléfono de contacto para que el proveedor pueda ponerse en contacto directamente con el departamento correspondiente en caso de duda.

pago al proveedor de la actividad de servicios

Los pagos a los proveedores mediante cheques en papel se envían normalmente a la dirección del proveedor indicada en la factura del mismo. Las solicitudes de retención de cheques para su recogida deben solicitarse utilizando la sección de Solicitud de Tramitación Especial del formulario de solicitud de pago a proveedores. Toda solicitud de reexpedición de un cheque debe solicitarse a través de la oficina de desembolsos mediante el formulario de solicitud de suspensión de pago (este proceso sólo puede ser completado por el departamento, no por el proveedor).

Sólo se utilizará una transferencia de fondos para el pago de una obligación de William & Mary y/o VIMS cuando la situación requiera fondos buenos inmediatos para liquidar una transacción o sea el mecanismo más económico que se pueda utilizar. El interventor de la universidad se reservará el derecho de aprobar todas las solicitudes de transferencias bancarias. Las transferencias bancarias se utilizan principalmente para la transferencia directa de divisas al banco del proveedor (por lo general, extranjero.) Para los pagos internacionales, se debe utilizar un conversor de divisas para convertir los fondos a partir de la fecha en que se introduce el pago en Banner. Esto garantizará que se utilice el tipo de cambio correcto. Los desembolsos por transferencia o giro extranjero se procesarán utilizando el proceso existente de comprobantes de cuentas por pagar y desembolsos por transferencia. Los departamentos que soliciten desembolsos por transferencia tendrán que pagar una tasa de transacción de 40 dólares.