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Por Bryce Warnes, Fact-Checked por Janet Berry-Johnson, CPA el 1 de noviembre de 2021Este artículo es de CPA Approved GroupCada transacción que realiza su empresa requiere asientos contables. Toman las transacciones y las traducen en la información que usted, su contable o su contador utilizan para crear informes financieros y presentar los impuestos.

Los asientos del diario son la forma de registrar las transacciones financieras. Para realizar un asiento, se introducen los detalles de una transacción en los libros de la empresa. En el segundo paso del ciclo contable, los asientos se incluyen en el libro mayor.

Cada asiento en el libro mayor incluirá la fecha de la transacción, el importe, las cuentas afectadas con el número de cuenta y la descripción. El asiento también puede incluir un número de referencia, como un número de cheque, junto con una breve descripción de la transacción.

Una vez que las transacciones comerciales se introducen en los diarios contables, se contabilizan en el libro mayor. Piense en la “contabilización” como un “resumen”: el libro mayor es simplemente un resumen de todos los asientos.

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Una empresa puede realizar miles de transacciones durante un año. ¿Te imaginas preparar un análisis de transacciones, como el que hicimos en la unidad anterior, para todas esas transacciones? Llevaría mucho tiempo y la hoja de cálculo sería enorme. Tiene que haber una forma mejor de clasificar y resumir los datos de estas transacciones para crear información útil. Vamos a aprender la primera parte del ciclo contable:

Repasemos lo que hemos aprendido. Una cuenta es una parte del sistema contable que se utiliza para clasificar y resumir los aumentos, las disminuciones y los saldos de cada activo, pasivo, partida de capital social, dividendo, ingreso y gasto. Las empresas establecen cuentas para cada uno de los diferentes elementos del negocio, como el efectivo, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Todas las empresas tienen una cuenta de efectivo en su sistema contable porque el conocimiento de la cantidad de efectivo disponible es una información útil.

Los contables pueden diferir en el título de la cuenta (o nombre) que le dan al mismo elemento. Por ejemplo, un contable puede denominar una cuenta como Documentos por pagar y otro puede llamarla Préstamos por pagar. Ambos títulos de cuenta se refieren a las cantidades prestadas por la empresa. El título de la cuenta debe ser lógico para ayudar al contable a agrupar transacciones similares en la misma cuenta. Una vez que se da un título a una cuenta, se debe utilizar ese mismo título en todos los registros contables.

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La diferencia clave entre el Libro Diario y el Libro Mayor es que el Libro Diario es el primer paso del ciclo contable en el que se analizan todas las transacciones contables y se registran como asientos en el Libro Diario, mientras que el Libro Mayor es la extensión del Libro Diario en el que los asientos son registrados por la empresa en su cuenta del Libro Mayor en base a la cual se preparan los estados financieros de la empresa.

Ambos son conceptos esenciales en la contabilidad financieraContabilidad financieraLa contabilidad financiera se refiere a la teneduría de libros, es decir, a la identificación, clasificación, resumen y registro de todas las transacciones financieras en la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujos de efectivo. Incluso incluye el análisis de estos estados financieros.Leer más. Si no conoce el libro diario y el libro mayor, no podrá descifrar el verdadero significado de cada transacción.

El diario es la primera forma de transacción. En el diario, el contable carga y abona la cuenta correcta y registra la transacción en los libros de cuentas por primera vez utilizando el sistema de partida doble.

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Cuando se inicia un negocio, el tiempo y el dinero pueden ser escasos. Sus principales prioridades pueden ser encontrar clientes y ofrecer un gran producto o servicio. Por ello, es posible que no tenga automatizadas las tareas administrativas, como la teneduría de libros y la contabilidad, cuando abra sus puertas.

Muchos propietarios de pequeñas empresas utilizan una plantilla de contabilidad de Excel cuando comienzan a operar. La mayoría de la gente está familiarizada con Excel y el uso de la aplicación es sencillo. Pero hay que tener en cuenta que la contabilidad en Excel no es una solución para un negocio en crecimiento. A medida que su negocio crece, necesitará contabilizar más transacciones contables. Y la contabilidad en Excel puede dar lugar a errores e ineficacia.

Mientras tanto, todavía tendrá que entender el proceso de contabilidad y cómo puede completar cada tarea utilizando la contabilidad de Excel. Tendrás que configurar cuentas, contabilizar transacciones y crear estados financieros utilizando Excel. Veamos un ejemplo.

El plan de cuentas enumera cada número de cuenta y la descripción de la misma. Las cuentas del balance, como el efectivo y las cuentas por cobrar, aparecen en primer lugar, seguidas de las cuentas de la cuenta de resultados. Centerfield utiliza una cuenta de ingresos (#6000 ventas) en la cuenta de resultados y varias cuentas de gastos.