▷ Modelos de nominas para rellenar | Actualizado julio 2024

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A continuación, le explicamos paso a paso lo que implica cada proceso, así como qué opción puede ser la mejor para su empresa. Recuerde que este artículo es sólo para fines educativos. Para obtener asesoramiento específico, asegúrese de consultar con un profesional.

Los impuestos sobre la nómina son los impuestos federales, estatales y locales que el empleador retiene de la nómina de un empleado. Incluyen el Impuesto sobre la Renta, la Seguridad Social y Medicare. Para calcular correctamente cuál debe ser su impuesto sobre la nómina, necesita conocer los tipos impositivos actuales. Por ejemplo, el impuesto de la Seguridad Social para 2020 es del 6,2% y el tipo impositivo de Medicare es del 1,45%. Los porcentajes se determinan anualmente.

Si eres un experto en impuestos, es posible que puedas adoptar un enfoque de bricolaje para pagar a tus empleados. Pero teniendo en cuenta todos los errores que puede cometer en las nóminas (y las desagradables multas en las que puede incurrir como resultado), asegúrese de que se siente completamente cómodo con todo lo que tiene que hacer antes de lanzarse.

Paso 1: Haga que todos los empleados rellenen un formulario W-4. Para cobrar, los empleados tienen que rellenar el formulario W-4 para documentar su estado de declaración y hacer un seguimiento de los subsidios personales. Cuantos más subsidios o dependientes tengan los trabajadores, menos impuestos sobre la nómina se descontarán de sus cheques cada período de pago. Por cada nuevo empleado que contrate, debe presentar un informe de nueva contratación. Tenga en cuenta que hay una nueva versión del formulario W-4 para 2020, por lo que este es el formulario que debe hacer rellenar a los nuevos contratados a partir del 1 de enero de 2020.

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REVISADO POR: Charlette BeasleyCharlette tiene más de 10 años de experiencia en contabilidad y finanzas y 2 años de colaboración con líderes de RRHH en proyectos independientes. Ella utiliza esta amplia experiencia para responder a sus preguntas sobre las nóminas.

Es obligatorio que los empresarios tengan los formularios de nómina actualizados, independientemente del número de empleados que tengan. Para mantener una buena posición con el IRS, se necesitan los formularios de impuestos sobre la nómina regulados, como el W-4 para las nuevas contrataciones y el W-2 para las declaraciones de salarios e impuestos. Otros formularios menos estructurados también pueden ser útiles para ayudarle a organizar los procesos de su empresa; por ejemplo, las autorizaciones de depósito directo.

Todos los empleadores necesitan copias actualizadas del formulario W-4 para distribuirlo a los nuevos contratados; los empleados deben priorizar la cumplimentación del formulario antes o en su primer día de trabajo. Necesitará la información para determinar la cantidad de impuestos que se debe retener de las nóminas de los empleados en cada período de pago. El documento ofrece espacio para que los empleados introduzcan sus datos personales, como el nombre, la dirección, el estado civil y varias personas a su cargo. Mantener un registro de cada formulario W-4 completado simplifica la preparación del formulario W-2.

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Calcular los impuestos sobre las nóminas y conseguir que su equipo cobre es un paso fundamental para gestionar su pequeña empresa. Pero una vez que la calculadora esté guardada y los cheques salgan por la puerta, todavía tendrá que realizar algunas tareas importantes relacionadas con las nóminas.

Asegúrate de hacer un seguimiento de los pagos, las deducciones y las retenciones, porque tu empresa también es responsable de presentar los formularios de impuestos sobre la nómina estatales y federales (y de remitir los pagos de impuestos), con precisión y a tiempo.

Y ya que hablamos de formularios de impuestos relacionados con el empleo, no pasemos por alto los demás formularios de los que tendrá que ocuparse. También hay formularios que hay que rellenar cuando se contrata a un nuevo empleado. Hay formularios que tendrá que presentar independientemente de los impuestos sobre la nómina. Y tienes que presentar formularios para ayudar a tus empleados con sus propios impuestos.

Hemos reunido una lista de los formularios de impuestos sobre la nómina más comunes, una breve explicación de cada formulario, los plazos importantes de presentación para 2020 y 2021, y un enlace rápido al propio formulario del IRS. Esperamos que esto le ayude a tener todas sus obligaciones a la vista (mientras mantiene al recaudador de impuestos fuera de la vista):