Subfactura
Una factura debe emitirse después de que una empresa haya cumplido el pedido de un cliente. Puede tratarse de un producto o un servicio (o ambos). En el caso de una empresa que proporciona un producto, es después de que se haya completado la entrega. En una empresa orientada a los servicios, la factura se genera una vez que se ha prestado el servicio.
A menudo, un número de factura hará referencia a un número de orden de compra. Una orden de compra actúa como un acuerdo oficial entre un comprador y un vendedor que describe los detalles de una venta, y es emitida por el cliente al principio del proceso de la transacción.
La mayoría de los programas de software de contabilidad modernos (o aplicaciones) que encontrará en línea tienen un sistema interno de envío de correos electrónicos en el que sólo tiene que hacer clic en el cliente apropiado y el correo electrónico se envía por usted. También realizarán un seguimiento y le indicarán cuándo un pago está vencido.
Un cliente necesita la información completa de contacto del proveedor, incluyendo el nombre del contacto, el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Muchas empresas grandes tienen políticas que no les permiten procesar el pago a menos que tengan toda esa información.
Procesamiento de facturas
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.
Identificación de la factura
El procesamiento de facturas implica los pasos necesarios desde la recepción de una factura hasta su pago. Esto puede parecer sencillo. Sin embargo, hay algunos pasos intermedios y estos pasos pueden volverse rápidamente complejos dependiendo del tamaño de su empresa.
Además de introducir los datos de la factura en su sistema, las mejores prácticas dictan que haga una copia o escanee la factura en su sistema de archivo en papel o electrónico como copia de seguridad. Esto es necesario en caso de que se descubran discrepancias más adelante. Y es un procedimiento adecuado a efectos de auditoría.
Si haces y almacenas copias en papel, esto significa utilizar filas y filas de archivadores. Y mantener todas las copias en papel organizadas para que usted y/o los auditores puedan encontrarlas fácilmente si es necesario.
Tal vez su empresa haya gastado dinero para invertir en un sistema de archivo de facturas electrónico. Eso está muy bien. Pero aún así debe mantenerlo bien organizado y estar atento a escanear y archivar sus facturas correctamente.
Esto NO es una buena práctica. Las facturas que se quedan en las bandejas de entrada de los aprobadores se pierden o se olvidan, lo que da lugar a multas por retraso en los pagos. Y lo que es peor, este enfoque es propicio para el fraude, ya que no es muy difícil para un mal actor falsificar las iniciales o la firma de un aprobador.
Plantilla de factura
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.
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Bienvenid@, soy Patricia Gómez y te invito a leer mi blog de interés.
