▷ Registro contable de facturas | Actualizado octubre 2024

Proceso de facturación

El registro de los pagos en la contabilidad puede denominarse “cuentas por pagar”, es decir, el importe total que una determinada empresa debe a las empresas o proveedores por productos o servicios. Además, el saldo de las cuentas por pagar se refleja en el balance generalBalance SheetEl balance general es uno de los tres estados financieros fundamentales. Es clave tanto para la modelización financiera como para la contabilidad, concretamente en la sección de pasivo corriente, e incluye todas las facturas que deben ser pagadas.

Por ejemplo, una empresa que acaba de comprar su material de oficina a la empresa B y ha recibido una factura de 500 dólares debe registrar el importe en su libro auxiliar de cuentas por pagar y pagarlo en la fecha de vencimiento o antes, para mejorar su flujo de caja y evitar los recargos por demora.

Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son conceptos contables utilizados en la contabilidad por devengo para registrar las transacciones cuando no se intercambia efectivo. Cuentas por pagarCuentas por pagarEs un pasivo en el que se incurre cuando una organización recibe bienes o servicios de sus proveedores a crédito. Las cuentas por pagar son registradas por una empresa cuando adquiere bienes y servicios a crédito y realizará el pago en un período futuro. Las cuentas por pagar se consideran pasivos corrientes de la empresa.

Cómo registrar la factura recibida en la contabilidad

Si desea registrar este pago contra un registro de proveedor en particular, introduzca el nombre aquí.Si se trata de un nuevo proveedor, haga clic en la casilla Buscar un proveedor, luego haga clic en Añadir un proveedor y complete los detalles pertinentes.

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Nota: Si edita el importe del IVA en una línea concreta, los valores netos y totales de esta línea se recalculan automáticamente. Sin embargo, el Importe Pagado no se actualiza, por lo que tendrá que ajustarlo para que coincida con el total de todas las líneas de entrada antes de guardar el pago.

El total de todas las entradas debe coincidir con el valor introducido en Importe pagado antes de poder guardar el pago. Si introduce varias líneas, la transacción sigue apareciendo en la actividad bancaria como un solo pago, pero como transacciones individuales en las cuentas del libro mayor nominal correspondientes.

Por ejemplo, si ha comprado papelería y refrescos para la oficina en la misma tienda, puede que quiera desglosar estos costes utilizando una línea diferente para cada cuenta del libro mayor, pero no mostrarlos como transacciones separadas en su registro bancario.

Factura de débito y crédito

Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.

Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.

Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación y envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.

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Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.

Qué es una factura

Los tres ejemplos ilustran que algunas facturas de proveedores se registrarán inmediatamente como gastos, mientras que otras facturas se registran inicialmente como activos. Es necesario instruir al personal de cuentas por pagar sobre las cuentas adecuadas que deben cargarse cuando las facturas de los proveedores se registran como créditos en las cuentas por pagar. Por lo general, un coste que se agota y no tiene un valor económico futuro que pueda medirse se carga inmediatamente a gastos. Las facturas de los proveedores por concepto de propiedad, planta y equipo no se cargan inmediatamente a gastos. En su lugar, el coste se registra en una cuenta de activo del balance y se gastará en incrementos durante la vida útil del activo. Por último, un gasto pagado por adelantado se registra inicialmente en una cuenta de activo corriente y se imputará a gastos a medida que el coste vaya venciendo.

Al final de cada período contable (año, trimestre, mes, período de 5 semanas, etc.) es importante que el tratamiento de las cuentas por pagar esté actualizado. Si no está actualizado, es probable que la cuenta de resultados del período contable omita algunos gastos y que el balance al final del período contable omita algunos pasivos.