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Las firmas electrónicas abarcan toda la gama de tecnologías y soluciones para crear firmas electrónicas, desde simples imágenes de una firma adjunta a un documento electrónico hasta firmas basadas en PKI. Se pueden utilizar diversos métodos de captura, como por ejemplo:
Cuando las firmas electrónicas se combinan con el sellado de manipulaciones, la autenticación fuerte, la seguridad de clase mundial y una pista de auditoría, proporcionan una prueba admisible en los tribunales más fuerte que una simple firma húmeda o una imagen escaneada de una firma en un PDF.
Normalmente, en el caso de las firmas húmedas, la validez y la atribución se establecen comparando copias de las firmas y presentando el testimonio de expertos en escritura a mano o de testigos que estuvieron presentes en la firma. Esto no sólo es caro y lleva mucho tiempo, sino que es menos fiable debido al elemento humano. Al eliminar la posibilidad de que se produzcan errores humanos y automatizar todo el proceso de captura de datos, los registros de auditoría facilitan la determinación de la autenticidad y la resolución de disputas sobre las firmas, tanto en los tribunales estatales como en los federales.
Tyler Newby, socio de Fenwick & West LLP, hace un excelente trabajo describiendo lo valiosas que son las pistas de auditoría para autenticar las firmas electrónicas en los tribunales en su artículo “Using E-Signatures in Court-The Value of an Audit Trail”.
Hemos añadido el paso adicional de enviar una carta de llamada manual desde el Sistema de Procesamiento de Documentos (DPS) al reclamante (reclamante podría referirse a un demandante, solicitante o beneficiario, según sea el caso) y al posible representante después del primer contacto infructuoso.
El propósito de este EM es proporcionar a las Oficinas de Campo (FO), a los Centros de Pago (PC) y a la Oficina de Operaciones de Audiencias (OHO) instrucciones suplementarias temporales para documentar el nombramiento de un representante y el acuerdo de honorarios, si procede, y las acciones a tomar cuando recibimos ciertos formularios con el nombramiento. Estas instrucciones son aplicables mientras el ME esté en vigor.
Nuestra normativa exige que el reclamante presente una notificación de nombramiento firmada por escrito para designar a un representante (véase 20 CFR 404.1707 y 416.1507). La GN 03910.040 requiere que la firma del reclamante en la notificación de nombramiento “debe ser en tinta”. Nuestra guía subregulatoria también requiere que el reclamante utilice una firma húmeda en su acuerdo de honorarios. GN 03940.003.
Ssa poms
¿Debería permitirse a los solicitantes del Seguro de Invalidez de la Seguridad Social (SSDI) firmar documentos electrónicamente como parte del proceso de solicitud? Esta es la pregunta que está en el centro de una demanda contra la Administración de la Seguridad Social (SSA).
Los defensores de los discapacitados llevan mucho tiempo luchando para que el gobierno federal haga de la firma electrónica una opción estándar en todos los procesos de solicitud federal y en todos los formularios que requieren firma. Argumentan que exigir firmas escritas con bolígrafo (conocidas como firmas “húmedas”) supone una carga indebida para los discapacitados, ya que les obliga a abandonar sus hogares o a pasar por un laborioso proceso de envío de documentos por fax, escáner o correo físico que puede resultarles doloroso o imposible.
Muchos organismos federales han escuchado y han respondido cambiando su política de firmas. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) y Medicare, por ejemplo, permiten ahora la firma electrónica. Pero hasta ahora, la SSA se ha resistido y sólo permite la firma electrónica en determinados casos. Cualquier persona que solicite el SSDI con la ayuda de un representante, como un abogado, debe seguir firmando todos los documentos y formularios físicamente.
En algunos casos, se requiere la capacidad de admitir las firmas electrónicas de más de una persona. Este requisito puede cumplirse de varias maneras, incluyendo el uso del correo electrónico o de un sistema de gestión del flujo de trabajo.
Las jurisdicciones de todo el mundo han adoptado leyes que reconocen la validez de los documentos electrónicos y las firmas electrónicas. Aunque los marcos y las definiciones varían según la jurisdicción, sus principios son en gran medida los mismos. El Apéndice A enumera algunas de estas fuentes y sus definiciones asociadas.
También hay algunos casos en los que la Parte 2 de la LPRPDE exige el uso de una clase particular de firmas electrónicas, denominada “firma electrónica segura”. Una firma electrónica segura es una forma de firma electrónica que se basa en la criptografía asimétrica. Los casos específicos de uso en los que la Parte 2 de la LPRPDE requiere una firma electrónica segura son:
Aunque la Parte 2 de la LPRPDE establece cláusulas de aplicación general, muchos de los equivalentes electrónicos que esboza se basan en un marco de “inclusión”. Por lo tanto, estas disposiciones no se aplican a los departamentos y organismos a menos que decidan optar por ello y enumerar la ley o disposición federal que incluye la firma (u otro requisito aplicable) en el Anexo 2 o el Anexo 3 de la LPRPDE.Nota 2
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