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Significado de los documentos de archivo
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Trasladar los documentos fuera del sitio físico y de la red principal y/o del sitio web de la empresa reduce el espacio de almacenamiento. También reduce los costes y mejora la velocidad de los procesos cotidianos. El archivado de documentos también le permite cumplir con las normativas gubernamentales y del sector relativas a la conservación de registros y la seguridad de los datos.
La mejor manera de archivar archivos
No hay mucha gente que pueda decir que le gusta la administración y sospechamos que hay aún menos que pueda decir que le gusta archivar. De hecho, nos desagrada tanto que la mayoría de nosotros ni siquiera estamos seguros de cómo archivar documentos correctamente. Dirigir una empresa es un trabajo muy ajetreado y hay cosas que no están en lo más alto de la lista de tareas. Por supuesto, incluso cuando hay unas pocas horas libres, la mayoría de nosotros encontrará algo (cualquier cosa) que hacer si eso significa posponer ese enorme trabajo de archivo un poco más.
Cuando por fin llega el momento de abordar el archivo abandonado, hay un proceso sencillo que puedes seguir para que la tarea sea más manejable. Desde la auditoría hasta la organización, hemos reunido unos sencillos pasos para archivar como un profesional.
Para organizar bien los documentos, primero hay que saber de qué se trata. Eso significa realizar una auditoría exhaustiva de todos los documentos actuales y decidir qué puede conservarse y qué puede desaparecer. De todo lo que necesitas conservar, también tendrás que decidir cuál es la mejor manera de guardarlo en función de la naturaleza del documento y de la frecuencia con la que necesitas acceder a él. De este modo, tendrás algunos documentos que podrás escanear y digitalizar, otros que deberás tener a mano en formato papel y otros que podrás archivar para que sean accesibles a largo plazo pero con poca frecuencia.
Política de archivo
El archivo de documentos es uno de los aspectos más importantes de la gestión documental. Muchas empresas están obligadas a almacenar los documentos durante un largo período de tiempo, para cumplir con las directrices del GDPR y los períodos de retención.
Esta opción es más tradicional: simplemente se archivan los expedientes en papel archivándolos en un archivador seguro o se puede optar por utilizar un proveedor de almacenamiento externo para crear espacio. Un almacén externo es la mejor opción para almacenar copias impresas a largo plazo o para archivos que no se necesitan con frecuencia. Una instalación segura garantiza que sus archivos no caigan en manos equivocadas y que estén protegidos de los daños causados por incendios o inundaciones. Esta es una opción popular para las grandes empresas que necesitan mantener un rastro de papel de los documentos que no son críticos para la misión.
Esta opción tiene muchas ventajas, como el ahorro de espacio en la oficina, el trabajo a distancia y la seguridad de los documentos. Sin embargo, esta opción no es para todas las organizaciones, ya que muchas prefieren conservar copias físicas y no les gusta confiar todo su sistema de archivo de documentos a un ordenador.
Cuánto tiempo hay que archivar los documentos
Estamos orgullosos de nuestra tasa de retención de clientes del 100% y de una impresionante serie de certificaciones internacionales (ISO), que demuestran nuestro cumplimiento de las leyes nacionales, europeas e internacionales más estrictas. También demuestran nuestro compromiso de ofrecer sistemas innovadores en materia de seguridad, confidencialidad y control de calidad para mantener sus archivos seguros y bien gestionados.
La mayoría de las organizaciones tienen grandes cantidades de datos altamente sensibles almacenados en sus equipos informáticos. Mantener esta información segura y protegida una vez que el equipo llega al final de su vida útil puede ser una verdadera preocupación,
Creemos que nuestra experiencia y profesionalidad en la gestión de documentos es la razón por la que tenemos una impresionante tasa de retención de clientes del 100%. Sabemos que eso dice mucho de nuestro enfoque fiable y transparente de la gestión de documentos.
Nota: Aunque somos uno de los principales proveedores de almacenamiento seguro de historiales médicos, NO PODEMOS proporcionar ningún tipo de información sobre historiales médicos personales. Por favor, póngase en contacto con su consultorio local del NHS para obtener los detalles de su historial médico personal. Debido a las medidas de seguridad de los datos, NO responderemos a ninguna solicitud personal de recuperación de historiales médicos.
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Bienvenid@, soy Patricia Gómez y te invito a leer mi blog de interés.
