Formas de archivar documentos oficina

Cómo presentar los documentos correctamente

Este artículo ha sido redactado por Ashley Moon, MA. Ashley Moon es la fundadora y directora general de Creatively Neat, una empresa de organización virtual y coaching de vida con sede en Los Ángeles, California. Además de ayudar a la gente a organizar su mejor vida, tiene un fabuloso equipo de organizadores listos para desordenar su casa o negocio. Ashley organiza talleres y da charlas en varios lugares y festivales. Se ha formado con Coach Approach y Heart Core en organización y coaching empresarial respectivamente. Tiene un máster en Desarrollo Humano y Cambio Social por el Pacific Oaks College.

Organizar los archivos de la oficina puede ser una tarea difícil, especialmente si se tienen grandes cantidades de archivos y documentos, pero no tiene por qué ser un proceso doloroso. Planificar con antelación y decidir un sistema de archivos puede ayudarte a organizar tus archivos para que se adapten a tu negocio y asegurarte de que encontrarás los documentos importantes de forma más eficiente. Una vez que tenga sus archivos bien ordenados, deberá seguir un sistema coherente para mantenerlos así.

Organización de archivos en la oficina

La organización de los documentos es un aspecto importante de la gestión de un hogar o una oficina eficiente. El papeleo importante puede convertirse en una carga cuando no se almacena adecuadamente, por lo que utilizar uno de los muchos métodos diferentes de organización puede ayudar a mantener un sistema de archivo funcionando sin problemas. Los sistemas de almacenamiento en papel y electrónico son los dos métodos más populares. Dentro de cada uno hay muchas posibilidades de organizar por normas alfabéticas o por importancia. Además, hay algunas reglas para deshacerse de los documentos que ayudan a mantener cualquier sistema de organización de archivos en un nivel manejable.

El método más tradicional para organizar los documentos es el uso de carpetas y archivadores físicos. Este sistema de gestión de documentos permite almacenar grandes cantidades de documentos y papeles. Las carpetas de cartón grueso se llenan de documentos y se colocan dentro de un archivador. La mayoría de los archivadores permiten que las carpetas cuelguen de un conjunto de raíles metálicos para poder moverlas y reorganizarlas rápidamente.

Una solución más moderna para mantener el papeleo seguro y continuamente disponible es el uso de ordenadores. Tanto si los documentos se escanean y se guardan en línea como si se utiliza un software de organización, esto ayuda a reducir el desorden. La organización electrónica de los documentos permite crear una réplica digital de los documentos importantes, ya sea en línea o en un disco duro, para poder acceder a ellos rápidamente en cualquier momento. Esto elimina la necesidad de almacenar archivos en papel, que pueden ocupar una gran cantidad de espacio en cualquier hogar u oficina.

Ordenación de expedientes de forma sistemática en Derecho

Gestionar los documentos importantes y ordenar el desorden de papeles puede ser una lucha. Por eso es fundamental establecer un sistema de archivo doméstico funcional que realmente vaya a utilizar. Tu sistema de archivo debe tener en cuenta todos los tipos de papeles que tienes, y tienes que estar pendiente de deshacerte de los papeles que no necesitas para racionalizar el almacenamiento.

Este proyecto te ayudará con la configuración inicial de tu sistema de archivo doméstico. Los pasos son fáciles de seguir, aunque el tiempo que le dediques puede variar mucho en función de la cantidad de papeles que tengas que clasificar y organizar. Pero si te esfuerzas al principio, deberías acabar con un sistema de archivo que te funcione a la perfección.

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La mejor manera de archivar documentos

Crear un sistema de archivo que almacene su documentación le hará sentirse seguro de poder encontrar todos sus documentos importantes de forma rápida y sencilla. Esto puede parecer obvio para alguien que no tenga TDAH; sin embargo, cuando se vive con TDAH, los montones de papeles, el miedo y la búsqueda ansiosa suelen ir de la mano cuando se busca un papel determinado.

Elige un archivador que te guste. Es mucho más probable que utilices un sistema de archivo si te gusta su aspecto. Elige uno que encaje con la decoración y la personalidad de tu casa. Si no estás seguro de cuántos cajones vas a necesitar, crea un sistema de práctica utilizando cajas de banco. Coloca tus carpetas colgantes en las cajas y pruébalo durante 1 o 2 meses antes de invertir en un mueble.

Carpetas colgantes.  Todo sistema de archivo necesita carpetas colgantes. Ten una carpeta colgante por tema, por ejemplo, “Extractos bancarios 2016”.  Los documentos pertinentes pueden ir directamente a la carpeta colgante; no es necesario que vayan primero a una carpeta separada.