Estado de la a3
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Los informes A3 simplifican la presentación de informes sobre el proyecto, ya que extraen de otros numerosos y detallados informes de progreso y extensos análisis de fondo. Los informes A3 condensan la información en una sola página y la comunican visualmente al lector mediante gráficos, tablas y viñetas sucintas.
El informe A3, también conocido como “one-pagers”, debe su nombre a Toyota Motor Company. “A3” se refiere al tamaño de papel métrico en el que se produce el informe (equivalente a un tamaño de papel de 11 pulgadas x 17 pulgadas).
Un informe A3 está pensado para identificar y comunicar la información crítica del proyecto y facilitar la toma de decisiones. Este informe debe caber fácilmente en una página. Puede caracterizarse como una herramienta Lean más adecuada para resolver actividades de mejora Kaizen de duración relativamente corta. Puede no ser tan útil en un entorno DMAIC o para proyectos más complejos.
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Todos estos informes comparten un enfoque subyacente común. Independientemente del tipo de A3 al que se enfrente, su enfoque debe seguir el pensamiento PDCA. Los pasos básicos de este ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar son:
Propuesta A3: Una propuesta A3 está orientada al estado futuro, articulando dónde y cómo se quiere mejorar la situación sugiriendo una idea. Este tipo de mejora se centra normalmente en un área o departamento y se dirige al rendimiento de un indicador específico. También en esta categoría estaría el A3 de estrategia, que es similar, pero se centra más en los flujos de valor y los procesos de nivel superior relacionados con el plan de negocio de la empresa.
Informe de estado A3: Un informe de estado A3 puede ser un informe específico que muestra el progreso (semanal, mensual, trimestral) de un proyecto a largo plazo. Puede mostrar un estado Plan vs. Real, basado en las expectativas del plan o proyecto. Dependiendo del estado, se le podría pedir que desarrolle un plan a corto plazo para volver al calendario previsto si no se cumple un plazo.
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El informe A3 es una herramienta LEAN muy utilizada que deriva del sistema de producción de Toyota. Se utiliza en varios sectores y tiene diferentes aplicaciones. Lo más habitual es que el informe A3 se utilice como herramienta para la resolución de problemas, la comunicación, el intercambio de conocimientos, etc. en las organizaciones. En este artículo se describe el origen del informe A3, así como sus tres tipos generales: el informe A3 de resolución de problemas, el informe A3 de propuesta y el informe A3 de estado. Se ofrece una descripción paso a paso de cada tipo de informe A3, así como referencias de informes A3 completos. Además, este artículo desglosa los elementos de contenido de los diferentes informes A3 y proporciona la base para la personalización según una necesidad específica. Por último, se describe cómo los diferentes informes A3 pueden utilizarse como herramientas para resolver los retos de la gestión de programas.
Figura 1: El ciclo PDCA El nombre del “informe A3” hace referencia al papel de tamaño estándar A3 en el que cabe. La idea en la que se basa esta herramienta fue desarrollada por Toyota y se utiliza desde los años sesenta. Pasó a formar parte del Sistema de Producción Toyota como estándar para la resolución de problemas, propuestas, planes y revisiones de estado. El informe A3 está diseñado en torno al ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA) desarrollado por Walter Shewhart. El sistema PDCA es una forma de mejorar y gestionar continuamente una organización de forma sistemática. El informe A3 documenta los hallazgos del ciclo PDCA, pero es muy flexible a la situación para la que se utiliza para describir y/o analizar[1] El A3 describe en principio la historia cronológica del PDCA en uno o más A3’s recorriendo paso a paso las diferentes etapas del PDCA. Por este motivo, el informe A3 se ha denominado “narración estandarizada”[2]. Aunque la herramienta se originó y se utiliza ampliamente en la industria manufacturera, se ha aplicado con éxito en una serie de sectores como la sanidad, con fines educativos, el mantenimiento de aeronaves[1] y la construcción[3].
Banda ancha a3
Un informe es uno de los medios de comunicación más importantes. Hay que comunicar la información con precisión (calidad), eficacia (coste), rapidez (tiempo) y en la cantidad adecuada (cantidad). Hay que tener en cuenta que un informe, sea bueno o malo, representa el nivel del redactor en la organización a la que pertenece.
Los informes se dividen principalmente en los siguientes dos propósitos: uno es para el correcto funcionamiento de la organización y para avanzar en los objetivos de trabajo. El segundo es ayudar a la comunicación entre directivos y trabajadores.
Al recibir un informe, un directivo no sólo puede confirmar que su mensaje se ha transmitido correctamente al equipo, sino también percibir las opiniones y el nivel de progreso. Si ve un problema, puede abordarlo inmediatamente. Para que esto ocurra, un informe es esencial.
En una nueva era y con las presiones del día a día puede parecer demasiado complicado hacer un buen informe, pero acostumbrarse a redactar un informe bueno y adecuado mejorará la capacidad de los individuos y establecerá una buena comunicación dentro de la organización.
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Bienvenid@, soy Patricia Gómez y te invito a leer mi blog de interés.
